Negociaciones de compra bajo control

Autorice las distintas fases de una compra y el acceso de los usuarios

En control del Flujo de Autorizaciones es un módulo adicional al núcleo de eSourcing de ITBID que permite informar y solicitar conformidad para las diferentes fases de una negociación de compras (RFx o subastas) o contrato. El módulo de Flujo de Autorizaciones amplía profundamente los permisos concedidos en función de la jerarquía en Compras ya incluidos en dicho núcleo:

  • Lanzamiento: las negociaciones deben ser autorizadas antes de la comunicación formal a los proveedores
  • Apertura de ofertas: las ofertas realizadas por los proveedores no son accesibles hasta que los autorizadores lo permitan (Mesa de Contratación)
  • Adjudicación: la propuesta de ganadores y la comunicación a proveedores sobre el resultado de la licitación debe ser autorizada
Autorizacion concedida vía smartphone


El módulo de autorizaciones se estructura en base a las Sedes o Centros, de forma que cada Sede puede definir cuándo son necesarias las autorizaciones en base a los importes (baseline) de la negociación, así como los límites económicos que actúan como disparadores del proceso.

Adicionalmente, las autorizaciones funcionan por Grupos de Autorizadores, estableciendo por el volumen de compra la autorización secuencial de Grupos necesaria, y el número de firmas en conformidad necesarias (por ejemplo, 2 firmas de 3 autorizadores) en cada Grupo para que la fase quede autorizada.

Finalmente, se puede invitar a un usuario para mostrar su conformidad en una negociación concreta (autorizadores “ad hoc”), lo que ayuda a minimizar los riesgos y facilita el cumplimiento de la normativa interna de compras e inversiones de las organizaciones.

Beneficios

  • Facilidad de cumplimiento normativo en Compras, basado en mejores prácticas.
  • Se puede definir el número de firmas necesarias del total de posibles firmantes.
  • Autorizaciones en cascada, en función del importe
  • Autorizaciones concedidas directamentes desde el email - smartphone.
  • Documentación automática de las autorizaciones, auditable.
Funcionalidades
Asignación de usuarios a Grupos de Autorizadores
Autorizaciones en cascada, en función del importe de la compra
Autorizar apertura de ofertas
Autorizar Contrato
Autorizar lanzamiento de negociación
Autorizar propuesta de adjudicación
Configuración del Núm. de Firmas necesarias
Creación y Edición de Autorizadores "Ad Hoc"
Creacion y Edicion de Grupos de Autorizadores
Disparo de autorizaciones por importe y Centro o Unidad de Negocio
Autorizar / Denegar por email en Smartphone

Automatización del cumplimiento de la normativa de compras

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