Circuito Planificación de Compras

 

 

Circuito Planificación de Compras

Nuestra solución modular de eSourcing ofrece una respuesta racional, por funcionalidad, usabilidad y coste a los retos que supone la planificación de la gestión de compras.

Aunque estamos frente a un proceso iterativo (circular), la Planificación comenzaría por el Proyecto de Compras, una definición formal realizada y compartida entre el Departamento de Compras y el Cliente o Usuario Interno del producto o servicio a ser adquirido, los riesgos inherentes, la estrategia elegida y el presupuesto o baseline disponible.

Cada Proyecto de Compras tiene su calendario, en el que se atribuyen las tareas y fechas comprometidas a uno o varios compradores. Por tanto, en las Tareas del Comprador disponemos de información de la carga de trabajo de los compradores, de forma que podamos modular sus puntas y valles.

La Negociación de Compras, entendida como el conjunto de sus fases (de información del mercado proveedor, de negociación y de cierre) es el módulo nuclear de los sistemas de eSourcing. La autodocumentación del proceso negociador, sea en RFI, RFQ o subastas es una de las grandes ventajas de las soluciones de esourcing frente a las negociaciones tradicionales, ayudando a la planificación del proceso.

El cierre de toda negociación implica un Contrato o Acuerdo con uno o varios proveedores. Documentar dicho acuerdo, incluso permitiendo el acceso y conformidad del proveedor con el mismo, incluyendo las fechas o duración del acuerdo, su capacidad o estado de la renovación, la lista de precios o los niveles de servicio pactados para la vigilancia del cumplimiento es el objeto de este módulo.

Incluso en Contratos o Acuerdos puntuales no renovables, es conveniente establecer fechas de preaviso al comprador responsable. Así, el sistema de Agenda de Compras le enviará avisos automáticos, y el comprador podrá informarse si el producto ha sido servido, si debe iniciar la negociación para la renovación de un acuerdo o preparar un nuevo concurso: un nuevo Proyecto de Compras que cerrará el círculo del proceso de Planificación de las Compras.

Aunque poco frecuente en las pymes, es una buena práctica que determinados puntos del circuito seancheck-points, hitos a ser autorizados por grupos de usuarios distintos de los compradores (los “autorizadores”) en función de ciertas condiciones: importes comprometidos, tipología o centro de la compra, número de autorizaciones a obtener, etcétera.

La construcción modular de ITBID facilita que todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector, dispongan de una solución adecuada a sus necesidades, orientada a facilitar el desempeño y planificación de los compradores y a maximizar la competitividad de su empresa.