9 errores a evitar en la valoración de ofertas de los proveedores

Written by  Equipo itbid on 01 Octubre 2016
Para la valoración de las ofertas, el comprador y los técnicos o usuarios deberán determinar previamente la batería de criterios que se utilizarán para “medir” las ofertas, así como qué requerimientos deberán cumplir para ser válidas. El comprador deberá desarrollar su habilidad para establecer los criterios más adecuados para cada compra o necesidad concreta e incluso ayudar a los técnicos en la preparación de los suyos. La creación y ponderación de criterios requiere experiencia, conocimiento y sentido común por parte del comprador, y es la base de una correcta valoración de las ofertas. Aquí tienes una guía para evitar cometer algunos errores frecuentes.  

 

1) No establecer los criterios previamente o modificarlos posteriormente

Las buenas prácticas nos dicen que los criterios de valoración de ofertas deben comunicarse a los proveedores, por lo que se han de establecer previamente para evitar decisiones subjetivas con las ofertas sobre la mesa.   La fase de obtención de información del mercado, previa a la petición de ofertas, es fundamental para determinar qué criterios y requerimientos serán necesarios.   Si, por cualquier circunstancia razonable, nos viéramos obligados a cambiar los criterios de decisión, el cambio debería ser comunicado, ofreciendo a los proveedores la oportunidad de presentar una nueva oferta.

2) Establecer criterios inútiles o desvirtuantes

Los criterios deben estar directamente vinculados con el objeto de la compra.   Por ejemplo, crear un criterio con la solvencia o el informe económico del proveedor, para una compra puntual, no repetitiva y sin ningún otro riesgo, es un error que otorgaría ventaja a un proveedor financieramente más fuerte frente a otro, sin que ello implique una mejora en la compra.

3) Confundir criterio con requerimiento (y viceversa)

Este es uno de los errores más frecuentes.   Por ejemplo, podemos establecer (requerimiento) que el pago se realizará a los 60 días. O podríamos establecer que el proveedor elija entre el cobro al contado, a 30 días o a 60 días (criterio).   Lo que no tiene sentido es crear un criterio (plazo de pago) si es un requerimiento (pagamos a 60 días).   Evidentemente, en caso de establecerlo como criterio, cada opción tendrá un impacto económico a repercutir en el precio final. Nuestro consejo general sería pasar a criterio todo requerimiento que pueda serlo, pues abre el abanico de opciones a los proveedores y pueden surgir oportunidades. Pero hay que ser muy cuidadoso con las puntuaciones otorgadas a las distintas opciones para no sobrevalorar ni infravalorar las alternativas.

4) No penalizar las mejoras incumplidas sobre criterios 

Con frecuencia, se crean criterios que otorgan puntos por ciertas mejoras que el proveedor puede ofrecer. Supongamos que estamos contratando una obra con un plazo de ejecución de 24 semanas, y que creamos un criterio “Plazo de Ejecución” con los valores “20 semanas / 22 semanas / 24 semanas”, donde las 2 primeras respuestas significan una mejora respecto a lo esperado. ¿Qué ocurría si el ganador, que lo ha sido porque ha prometido entregar la obra en 20 semanas, incumple dicho plazo? No es un mero incumplimiento, porque el contrato lo ha ganado precisamente en base a una promesa incumplida. Por tanto, la penalización contractual no sólo tiene que existir, sino que tiene que ser agravada cuando se refiera a un criterio de mejora voluntaria.

En relación con el apartado anterior (“Confundir criterio con requerimiento”), es el mismo caso es cuando fijamos un nivel de servicio mínimo, por ejemplo, del 90% pero el proveedor nos lo ofrece del 95%.

5) No objetivar lo que es objetivable

Este error se produce, con frecuencia, por comodidad en la valoración de criterios técnicos. Supongamos que necesitamos que el proveedor elegido disponga de cierta capacidad productiva mínima, asumiendo que dicha capacidad mínima ya incluye un factor de seguridad suficiente. En aras a la seguridad del suministro, el técnico nos propone la siguiente puntuación: “Capacidad mínima =1 pto; Capacidad x 2 = 2 ptos; Capacidad x 3 o superior = 4 ptos”.   Este enfoque, cómodo y seguro desde el punto de vista técnico, adolece de rigor: aunque parezca razonable, la subjetividad viene dada tanto en la confección de tramos como en la puntuación de los mismos. La solución pasa por el análisis de riesgos: ¿Qué probabilidad hay de que la capacidad del proveedor resulte insuficiente? ¿Cuál es el perjuicio económico –medible– que tenemos si dicha situación se produce? La ventaja adicional de hacerlo de esta forma es que el resultado será un factor aditivo al precio (total cost) y no unos puntos adicionales a obtener.   Aunque el cálculo de probabilidades e impacto económico tiene algo de subjetivo, siempre será mucho más preciso que la propuesta inicial. Como norma general, deberemos hacer un ejercicio de intentar objetivar cualquier criterio.

6) No puntuar dos veces por la misma realidad objetiva

Curiosamente, este es también un error frecuente, que tiende a favorecer a ciertos proveedores. Supongamos el siguiente caso: una empresa desea contratar el suministro just-in-time de cierto componente. Establece, como requerimiento, que los pedidos han de servirse en menos de 24 horas. Pero, además y aquí viene el error, introduce un criterio como “Distancia a la fábrica del proveedor” que otorgará ventaja al proveedor que la tenga más cercana. Como vemos, el criterio es realmente innecesario, dado el requerimiento de entrega en 24h: una mejor logística puede suplir la mayor distancia.

7) Sobreponderar los criterios de valoración subjetiva

Cuando escuchamos que, en una decisión de compra, “se han valorado los aspectos económicos y técnicos al 50%”, nos preocupamos.   Y nos preocupamos porque entendemos que bajo la denominación de “criterios o aspectos técnicos” lo que subyace es desconocimiento de los criterios que tendríamos que haber establecido previamente y subjetividad en la decisión.   La “valoración técnica” es, ante todo, un boleano: “Pasa / No Pasa”.   Una oferta no puede ser valorada en sus aspectos económicos si no es técnicamente apta.   O lo que es lo mismo: sin aptitud técnica no hay oferta que considerar.   Ahora bien, si una oferta es técnicamente apta, las diferencias con el resto de ofertas aptas técnicamente no deberían ser demasiado grandes: apenas las mejoras y pequeñas diferencias con impacto en nuestro negocio que nos puedan ofrecer unas u otras.

Pongamos un ejemplo de criterio que inevitablemente requiere una valoración subjetiva: un informe del proveedor con el plan de trabajo propuesto y los recursos afectados. Incluso en el caso de que los consideremos insuficientemente detallado, lo razonable y correcto es solicitar al proveedor que amplíe la información, no otorgarle una mala puntuación. Y si tras la ampliación de información seguimos insatisfechos, lo que cabe es declarar no apta técnicamente la oferta, nunca suplir sus carencias en puntuación técnica con puntos adicionales obtenidos de un precio anormalmente bajo.

8) Evitar las fórmulas de puntuación que alteren la percepción normal

Esta mala práctica, que a veces pasa desapercibida, puede alterar muy sensiblemente el orden o prelación de las ofertas. Supongamos que tenemos establecido el precio base (baseline, importe presupuestario, un preciario, etc…) y lo que oferta el proveedor es un descuento sobre el precio base.   Si establecemos como fórmula de puntuación: “El mayor descuento ofrecido obtendrá 100 puntos, y el resto de ofertas, a proporción”, y tenemos 2 ofertas, con descuentos del 2% y del 0,5% respectivamente, obtendríamos:

Oferta 1: Dto 2% = 100 puntos

Oferta 2: Dto 0,5% = 25 puntos

¡1,5 puntos porcentuales de diferencia generan 75 puntos de diferencia! Este es un claro ejemplo de fórmula con efectos distorsionantes que altera la percepción normal de las diferencias a través de la puntuación. La solución para el ejemplo anterior es que los puntos se atribuyan sobre el Total Ofertado (Precio Base – Descuento).

9) Errores con los criterios de precio

Son los más conocidos y estudiados. En nuestra práctica profesional, solemos observar frecuentes errores y carencias en el cálculo de los siguientes factores al afectan profundamente al precio:

  • Coste de transición del servicio o de cambio de proveedor: se suele minusvalorar en productos y servicios poco complejos y sobrevalorar en los de mayor complejidad
  • Coste de utilización: por ejemplo, no podemos valorar el coste de una impresora sin considerar el coste de los consumibles o el de una máquina independientemente del número de piezas/hora que fabrica o de su tasa de averías
  • Coste de devolución del servicio: sobre todo en productos o servicios complejos, hay que valorar como coste el del proveedor anterior transfiriendo documentación y facilitando la transición al nuevo proveedor

Conclusión

La determinación de requerimientos y criterios bajo los que se tomará una decisión de compra es la clave de la valoración de ofertas y, por tanto, un elemento fundamental en el desempeño de la función de compras. En este artículo, hemos querido llamar la atención sobre errores frecuentes que se comenten en la valoración de ofertas y cómo evitarlos.

Los sistemas de esourcing (negociación electrónica con proveedores) de ITBID ayudan en la creación de criterios y valoración de las ofertas, simplificando y documentando el proceso de negociación con proveedores, pero no pueden suplir a la inteligencia humana y la experiencia del propio comprador profesional.

¿Cómo aportan valor las soluciones esourcing? Las soluciones ITBID incorporan las mejoras prácticas, facilitan la transferencia de conocimiento, ayudan a reducir los errores, mejoran el control sin interferir en la autonomía del usuario y automatizan tareas que no aportan valor. Por eso, las compañías mejor valoradas por su desempeño en Compras dotan a sus excelentes profesionales de estos sistemas tecnológicos.

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